Päivitä organisaatiosi tiekartta dataohjautuvaksi 2022

Kaikki haluavat tulla paremmin dataohjautuviksi. Mutta entä käytännön toimenpiteet: Johdetaanko organisaatiossanne tätä muutosmatkaa tiedolla vai intuitiolla?

Tässä lyhyessä blogisarjassa esittelemme tärkeimmät konseptit ja niihin liittyvät valinnat, jotka jokaisen yrityksen on käytävä läpi matkalla dataohjautuvaksi.

Osa 1 – Datastrategia muutosloikkana

Operatiivinen tehokkuus ja hyvä asiakaskokemus vaativat toimivan, dataohjautuvan organisaation. Siinä kaikilla on pääsy dataan sekä vaadittavat taidot johtaa datasta ymmärrystä päätösten tueksi.  Lisäksi tarvitaan rohkeutta käyttää dataa työn tekemisen uudistamiseen. Tarve ymmärretään ja matkallakin jo ollaan, mutta usein polku on vielä kivinen.

Isoin harha, johon toistuvasti törmäämme on, että ongelmien uskotaan ratkeavan pääasiassa teknologiamuutosten avulla. Todellisuudessa kyse on kuitenkin ennen kaikkea ihmisistä. Tarvitaan isoja muutoksia niin heidän työtavoissaan ja -välineissään, kuin tekemisen kulttuurissakin. Tässä blogissa esittelemme konkreettiset kulmakivet, joiden varaan muutosmatka dataohjatuvaksi kannattaa rakentaa.

Onnistunut muutosprojekti vaatii selkeät kehykset

Kun puhumme muutoksesta - myös datan tapauksessa - meidän on ensin hyvä selkeyttää matka nykytodellisuudesta tavoitetilaan. Aluksi on tärkeää ymmärtää, missä olemme nyt ja mihin haluamme päästä. Miltä juuri meidän organisaatio näyttää, kun olemme tavoitteessamme?

Seuraavaksi tarvitaan systemaattinen suunnitelma muutosmatkan vaiheista ja toimenpiteistä. Quick-fixien aika on ohi! Datavolyymit kasvavat vauhdilla ja kaikki digitalisoituu eli toimii datalla. Ainoastaan kokonaisvaltainen, päämäärätietoinen ja hyvin johdettu organisaation kehittäminen mahdollistaa pärjäämisen kilpailussa.

Tunne organisaatiosi nykytila ja suunta

Organisaation nykytilan tunnistamiseen on olemassa erilaisia arviointikehyksiä ja benchmark-materiaalia, joita on hyödyllistä käyttää. Tarkastelu kannattaa kuitenkin kohdistaa juuri oman organisaation kannalta oleellisiin asioihin. Lisäksi on hyvä keskittyä ennen kaikkea tulevan matkan kannalta ratkaiseviin kyvykkyyksiin ja niihin liittyvien puutteiden tunnistamiseen. Kun me Kaitolla autamme asiakkaitamme hahmottamaan organisaatioidensa datalukutaidon tilaa ja kypsyystasoa, keräämme tietoa kohdennetun ydintiimin lisäksi myös laajemmin organisaatiosta. Tavoitteena on ymmärtää paremmin organisaatiossa piileviä kyvykkyyksiä ja samalla ottaa mukaan ja sitouttaa suurempi joukko ihmisiä muutosmatkalle alusta asti.

Dataohjautuvan organisaation tavoitetila puolestaan syntyy tunnistamalla, millaista älykkyyttä on mahdollista tuoda niille osa-alueille, joiden kehittäminen on liiketoimintastrategian ja -vision ytimessä. Tässä on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi käyttötapausten (use case) hyödyntäminen. Liiketoiminnan strategisena tavoitteena voi esimerkiksi olla saavuttaa markkina-asema, jossa yrityksen tuotteet ovat asiakkaiden ykkösvalinta. Näin liiketoiminta luo edellytykset asiakassuhteiden pituuden ja arvon kasvattamiselle. Käyttötapauksen toteutuksessa yrityksen kannattaa fokusoida datan avulla tapahtuva kehittäminen asiakastarpeiden kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen ja asiakaskokemuksen tuottamisen prosesseihin.

Tavoitetilan määrittelyssä on tärkeää, että vältetään tekemästä visiosta liian kiveen hakattua, sillä maailma ympärillämme on jatkuvassa muutoksessa ja yllätyksiä tulee. Hyvä strategia jättää organisaatiolle tilaa mukauttaa suunnitelmat ja toimenpiteet vastaan tuleviin tilanteisiin. Toimiva käytäntö on kehittää iteroiden yrityksen kykyä hahmottaa liiketoimintamahdollisuuksia hyödyntämällä esimerkiksi analytiikkaa, tekoälyä, koneoppimista, skenaarioita ja kokeiluja. Näin voidaan reagoida ketterästi ja kääntää vastaan tulevat yllätykset organisaatiolle eduksi.

Viisi muutoksen osa-aluetta

Mitä käsitteellä “datastrategia” oikeastaan tarkoitetaan? Me määrittelemme datastrategian –samaan tapaan kuin muutkin strategiat – valinnoiksi ja toimenpiteiksi, joilla organisaatio pääsee nykytilasta tavoitetilaan tuottaen samalla liiketoiminta-arvoa ja vahvistaen kilpailuasemaansa. Datastrategiassa siis määritellään siirtymä tai parhaassa tapauksessa muutosloikka. Loikka on saatava aikaan rinnakkain viidellä osa-alueella, jotka tukevat toisiaan:

1. Liiketoimintamuutos - mitä muutoksia liiketoimintaan tarvitaan esimerkiksi operatiivisen tehokkuuden tai asiakaskokemuksen parantamiseksi; minkä liiketoiminnassa pitää muuttua ja miten?
2. Datapohjan muutos – millainen datapohja mahdollistaa haluamamme muutoksen liiketoiminnassa?
3. Organisaation muutos – miten organisaatiota tulee kehittää, jotta olemme aidosti dataohjautuvia arjessa (kompetenssit, roolit, organisoituminen, työtavat)?
4. Kulttuurin muutos – millaisia meidän kulttuurimme ja arvojemme tulee olla, jotta ne tukevat ja vahvistavat vision suuntaista toimintamallia?
5. Teknologian muutos – millaista teknologiaa tarvitsemme ja mitä kehittämistoimenpiteitä se vaatii?

Nämä datastrategian viisi osa-aluetta ovat kaikki tärkeitä ja jokaista tulee vahvistaa yhtä aikaa, jotta muutoksessa pysytään liikkeessä tasapainoisesti.

Jos muutosta ajatellaan loikkana, niin strategian kaikki osa-alueet on saatava loikkaamaan. Hyvällä muutosloikkaajalla tulee olla kolme keskeistä elintä: Ensinnäkin tarvitaan tukiranka, joka pitää loikkaajan tukevasti pystyssä. Pelkkä tukiranka ei kuitenkaan vielä liikuta oikeaan suuntaan: tarvitaan myös lihaksisto. Ja jotta lihaksisto liikkuu riittävällä nopeudella ja pysyy joustavana, se tarvitsee oikean sykkeen.

Seuraavassa blogitekstissämme hyödynnämme näitä anatomiasta lainattuja elementtejä viitekehyksenä, jolla käymme tarkemmin läpi datastrategian kunkin viiden osa-alueen roolin muutoksen läpiviennissä.

Teksti: Minna Kärhä ja Henrik Lares